Wie regelmatig vertaalopdrachten doorgeeft, wil natuurlijk dat die zo vlot en snel mogelijk verlopen. Daarom bieden de meeste vertaalbureaus hun klanten de toegang tot een vertaalportaal aan. Maar wat houdt zo’n vertaalportaal precies in en is het echt gemakkelijker dan een mailtje?

Een vertaalportaal is een beveiligde en gepersonaliseerde IT-omgeving waarmee een klant zijn opdrachten aan het vertaalbureau doorgeeft. Binnen de vertaalsector vind je verschillende soorten terug. “Bij Atrado gebruiken we Plunet Business Manager”, licht Stefan Vanluyten, managing director van vertaalbureau Atrado, toe. “Dat softwarepakket werd speciaal voor vertaalbureaus ontwikkeld en is dan ook een van de marktleiders in de sector. Het gaat om een webbased toepassing, zodat een vertaling overal en altijd aangevraagd kan worden. Het enige wat de klant nodig heeft, is een internetverbinding, zijn gebruikersnaam en zijn wachtwoord.”
 

“Bovendien kunnen binnen hetzelfde bedrijf verschillende gebruikers met elk hun specifieke rechten aangemaakt worden”, legt projectmanager Veronika Hüll uit. “De admin ziet alle informatie. Zo kan hij onder andere opvolgen wie wat bestelt en uiteenlopende rapporten creëren. Hij beheert ook de rechten van de aanvragers binnen zijn bedrijf. Hij kan ze beperken tot de simpele opvolging van de projecten of net uitbreiden tot informatie over de prijzen en facturen.”

Zodra de klant over een toegang beschikt, verloopt de bestelling van een vertaling zeer eenvoudig. De aanvrager uploadt de bronteksten en geeft de belangrijkste parameters aan, zoals de talencombinatie en de gewenste leveringstermijn. Als hij opmerkingen en referentiemateriaal wil delen, kan dat in de daarvoor voorziene velden. Hij hoeft enkel nog op ‘Verzenden’ te klikken om de bestelling aan de projectmanagers door te geven. Die krijgen een automatisch bericht en kunnen meteen aan de slag gaan.

Wie via een vertaalportaal werkt, hoeft dus geen e-mails meer te versturen. De aanvraag van de vertalingen verloopt vlot en uniform. Grote bestanden worden zonder problemen doorgegeven en dankzij de invulvelden beschikken de projectmanagers meteen over de nodige gegevens.

Nadat de aanvrager zijn bestelling bevestigd heeft, wordt de opdracht rechtstreeks in de workflow van de projectmanagers opgenomen. Zij verliezen geen tijd meer door alle informatie uit e-mails zelf in te voeren. Een project raakt dus veel sneller opgestart, waardoor vertalingen ook sneller geleverd kunnen worden.

“Omwille van die lagere opstartkosten bij een vertaalportaal kunnen we het minimumtarief voor de eerste 5 à 10 kleine opdrachten laten vallen”, vertelt Stefan Vanluyten. “Ze worden dan aan het gewone tarief per woord aangerekend.”

Zoals eerder aangehaald kan de gebruiker van een vertaalportaal allerhande gegevens over de vertalingen opzoeken: de toegepaste prijzen, de facturen, de aanvragers, etc. Maar het handigst is natuurlijk het feit dat hij de status van een vertaling op elk moment kan checken. Ook hier leidt dat tot minder mailverkeer. In plaats van een mailtje naar de projectmanager te moeten sturen, ziet de aanvrager binnen het portaal direct in welke fase de vertaling zich bevindt.

Een laatste handigheidje is het feit dat de bronteksten en hun vertalingen op de servers van het vertaalbureau bewaard worden. “Het gebeurt wel eens dat een klant een document kwijtraakt en ons vraagt of we nog een kopie hebben. Aan de hand van het ordernummer kunnen we die dan gemakkelijk opsporen. Bij een vertaalportaal blijven alle documenten steeds ter beschikking van de klant staan. Zo heeft hij in feite steeds een back-up van zijn teksten”, vertelt Stefan Vanluyten.

Hoewel de portalen van vertaalbureaus voor iedereen open staan, zijn het vooral de grote klanten die ermee werken. “Zij halen er het meeste voordeel uit omdat zij zeer regelmatig opdrachten doorgeven. Wanneer je maar een keer per jaar een document laat vertalen, speelt tijdswinst of een back-up namelijk veel minder een rol”, verklaart Stefan Vanluyten. “Het systeem werkt trouwens erg goed. In al die jaren dat wij het gebruiken, is er nog geen enkele klant afgehaakt.”