Een vertaalproject bestaat soms uit slechts een paar zinnen. Toch verdient het dezelfde zorg als elk groter project. Daarom passen vertaalbureaus een minimumtarief voor kleine opdrachten toe. Met onderstaande tips kan je zo’n minimum eenvoudig vermijden.

Wanneer je met een vertaalbureau werkt, doorloopt je vertaalopdracht een 40-tal stappen, hoe klein de tekst ook is. “Dat uitgebreide proces moet de kwaliteit van elke vertaling garanderen, ongeacht de omvang van het document”, vertelt Stefan Vanluyten, Managing Director van vertaalbureau Atrado. “Telkens worden de juiste vertaler en revisor gezocht. Daarna werken we de terminologielijsten en/of vertaalgeheugens bij.”
 

Dat zorgt natuurlijk voor verwerkingskosten, die normaal door het gewone tarief gedekt worden. Alleen bij erg kleine projecten is dat niet het geval. “Daarom werken de meeste vertaalbureaus met een minimumtarief dat overeenkomt met een vertaalopdracht van 300 woorden. Zo kunnen ze hun klanten zelfs voor 10 woorden de juiste service bieden”, legt Stefan Vanluyten uit.

Hoe zorg je dan dat je geen minimumtarief betaalt? De meest evidente oplossing is het verzamelen van documenten tot je opdracht groot genoeg is. Dat kan vrij snel gaan: het gaat om niet meer dan 1 à 2 A4-tjes. Els Hesemans, Senior Project Manager bij Atrado: “We vragen klanten met een klein project daarom steeds of er nog iets anders aankomt. Als ze het dan eens navragen binnen het bedrijf, blijkt er soms nog een documentje voor vertaling te zijn.”

“Bij klanten die regelmatig terugkeren, bundelen de projectmanagers de documenten vaak tot een groter geheel. We zetten ze dan opzij in een soort wachtkamer of boeken ze onder een vorige kleine opdracht”, vult Veronika Hüll, Office Manager, aan. “Het maakt deel uit van een klantvriendelijke aanpak. In sommige gevallen mogen we op de goodwill van de vertalers of revisoren rekenen. Zij laten een factuur voor een zin al eens vallen.”

Een andere manier om het minimumtarief te vermijden is werken met een vertaalportaal. Vele vertaalbureaus bieden zo’n portaal aan om de vertaalprocessen te stroomlijnen. “Aangezien de klant de belangrijkste gegevens voor zijn project dan al zelf ingeeft, ligt de opstartkost iets lager”, zegt Stefan Vanluyten. “Daardoor kunnen vertaalbureaus de normale tarifering per woord toepassen op de eerste 5 à 10 kleine vertaalprojecten die je via een vertaalportaal doorgeeft. Het gaat niet om gigantische bedragen, maar het is mooi meegenomen als je regelmatig kleine teksten laat vertalen. Zo’n portaal is trouwens erg gemakkelijk om mee te werken. Je bespaart er jezelf ook wat mailverkeer en tijd mee.”

Minimumtarieven laten vertaalbureaus dus toe om ook kleine projecten met de nodige zorg te behandelen. Je kan ze echter eenvoudig vermijden. Vraag eens aan collega’s of zij nog een document willen laten vertalen. Of maak een account aan bij het vertaalportaal van je vertaalbureau. De projectmanager van het bureau helpt je graag op weg.