De BQTA en de BKVT streven samen naar de beste vertaalprestaties, om alle betrokken partijen er voordeel mee te bieden. Daarom willen ze de auteurs van bestekken beter informeren en inzicht geven in de wereld van vertalen. In het eerste deel van de blog worden er al tal van regels gegeven om een goed bestek op te stellen. In het tweede deel van de blog gaan we verder met deze ‘handleiding’ en leggen we in verdere, duidelijke stappen uit wat er allemaal moet gebeuren.

Een bestek opstellen is geen eenvoudige klus. Met dit vademecum beschrijven we de essentiële zaken die belangrijk zijn bij het maken van een bestek voor overheden die vertaaldiensten zullen kopen. We focussen op beroepsspecifieke aspecten.

Om een bestek op te stellen, moet er voldaan worden aan tal van regels. Zo moet het duidelijke antwoorden opleveren en exact worden geformuleerd zodat beide partijen het bestek begrijpen. Er moet daarnaast rekening worden gehouden met de restricties en mogelijkheden van de vertalers.

Een bestek moet door beide partijen vlot te begrijpen zijn. Dit vergt dus een ondubbelzinnige terminologie.

-          Vertaling: Bij deze intellectuele bedrijvigheid wordt een tekst omgezet van de ene in de andere taal. De betekenis en stijl moet weergegeven worden. Er moet ook rekening gehouden worden met taalkundige regels.

-          Brontaal: De taal van de tekst die wordt vertaald.

-          Doeltaal: De taal waarin vertaald moet worden.

-          Talencombinatie: De combinatie van brontaal en doeltaal.

-          Revisie: Bij een revisie wordt de originele versie vergeleken met de vertaalde versie van de tekst. Op die manier worden er fouten opgespoord die dan verbeterd kunnen worden.

-          Proeflezen: Dit wordt uitgeoefend op de doeltekst om zo te verzekeren dat de vertaling kwalitatief is.

-          Opmaak: visueel moet de vertaalde tekst er hetzelfde uitzien als de originele tekst.

Het aanbod van vertalers is zeer groot en gevarieerd. Zo heb je zowel zelfstandige vertalers als vertaalbedrijven van grotere omvang. Vertaalbedrijven bieden meer aan. Individuele vertalers groeperen zich soms in verenigingen om een grotere waaier aan diensten te kunnen aanbieden.

-          Doelpubliek: Afhankelijk van voor wie de vertaling bedoeld is, zal deze ook anders zijn. Denk bijvoorbeeld aan specialisten ten opzichte van een breed publiek. Het vakjargon dat specialisten verstaan, doen geen belletje rinkelen bij het publiek.

-          Vertaaltermijn: Een vertaling moet tegen een bepaalde datum klaar zijn. Soms kan een goede vertaling even veel tijd kosten als het schrijven van de brontekst. Normaal gezien kan een vertaler 2000 tot 2500 woorden per dag vertalen van een gemiddeld moeilijke tekst.

-          Spreiding: Een vertaling spreiden over verschillende vertalers is een slecht idee. Iedereen heeft zijn eigen stijl en dit zal dus opvallen.

-          Complexiteit van de brontekst: Hoe complexer de tekst, hoe langer het zal duren om deze te vertalen. Als de tekst helder is opgemaakt, zal deze makkelijker te vertalen zijn op een correcte manier.

-          Extra taken: Een vertaler kan ook instaan voor de opmaak en andere technische bewerkingen. Dit dient goed afgesproken te worden.

-          Documentatie: De aanbestedende overheid kan gevalideerde referentiedocumenten in de bron- en doeltaal voorleggen om zo de kwaliteit te verbeteren van de vertaling.

-          Vertaalgeheugens: Een vertaalgeheugen is een databank met eerder vertaalde segmenten. Door deze te gebruiken kunnen de segmenten worden hergebruikt voor een nieuwe vertaling, wat de coherentie en productiviteit bevordert.

-          Vertaalrobots: Aan de hand van algoritmen zetten vertaalrobots een originele tekst om in de doeltaal.

Een bestel dient essentiële kenmerken van de beoogde opdracht te bevatten.

-          Type vertaler: natuurlijk persoon, rechtspersoon, groepering, …

-          Beschrijving: vertaling, proeflezen, opmaak, revisie, …

-          Vakgebied: wetenschappelijk, technisch, stedenbouwkundig, juridisch, economisch, …

-          Levertermijn of planning:wanneer moet het klaar zijn?

-          Auteurs van het origineel: als er uitleg nodig is, kunnen deze worden geraadpleegd.

-          Doelpubliek: specialisten, breed publiek, professoren, intern personeel, …

-          Talencombinaties: voor elke talencombinatie wordt er best een afzonderlijk perceel in het bestek opgenomen.

-          Vertaalsoftware: wordt er software gebruikt als hulpmiddel?

-          Digitale formaat: doc, pdf, xliff, tmx, …

-          Vertrouwelijkheidsgraad:in welke mate is de vertaling betrouwbaar?

-          Onderaanneming toegestaan? Ja of nee? Onder welke voorwaarden?

-          Verhouding vertaaltermijn: wat is de verhouding van het volume ten opzichte van het termijn?

-          Spoedtarief: indien er een spoedtarief nodig is, wat zijn dan de voorwaarden?

Ook zelfstandige vertalers moeten natuurlijk op een manier worden geselecteerd. Dit gebeurt aan de hand van hun profiel. Ze moeten voldoen aan enkele criteria. Zo moeten ze professioneel actief zijn, enkel vertalen naar hun moedertaal, een diploma en ervaring hebben, regelmatig opleidingen volgen, professionele referenties hebben en aangesloten zijn bij een erkende beroepsvereniging. Het is ook favorabel dat ze expert zijn in een bepaald vakgebied zoals rechten, economie, financiën, administratie, …

Vertaalbedrijven worden ook aan de hand van enkele criteria geselecteerd. Deze zijn: solvabiliteit, garanties voor de traceerbaarheid en conform zijn met internationale normen.

De overheid vraagt best enkel documenten waarover ze zelf niet kan beschikken. Hierbij gaat het om attesten met betrekking op uitsluitingscriteria. De voorwaarden moeten duidelijk vastgelegd zijn als de overheid referenties vraagt met betrekking tot de vertaalde volumes.

Offertes worden geëvalueerd aan de hand van enkele maatstaven. Zo zijn er normen in verband met prijs, kwaliteit, stijl, begrip van tekst, beroepservaring, specialisatie, methodologie, … Afhankelijk van opdracht tot opdracht wordt er bepaald wat men juist de belangrijkste criteria vindt. Wordt kwaliteit als een belangrijk punt geacht? Laat dit dat voor 70% of meer doorwegen op de nabeschouwing.

In je bestek voeg je de beschikbare referentiewerken toe, die kunnen dienen voor glossaria, terminologische gegevensbanken, vertaalgeheugens, … Daarnaast voeg je stijlgidsen toe, als deze bestaan.

In het bestek wordt de basis vastgelegd waarop de prijs wordt berekend. Ook dit is weer afhankelijk van tal van criteria. Gaat het om een vertaling, revisie, opmaak, … ? Op welke eenheid bereken je de prijs? Dit kan op het woord zijn, een regel, bladzijde, uur of per forfait. Ook de taal waarin wordt geteld heeft invloed op de prijs. Gaat het om de brontaal of de doeltaal?

Daarnaast kunnen er supplementen worden aangerekend voor dringend werk, niet-bewerkbare bronteksten, … Dit wordt als percentage van de prijs uitgedrukt. Bij niet-doorlopende teksten kan er een andere tarifering worden gehanteerd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan cijfertabellen of grafieken.

Het kan altijd van pas komen om de kwaliteit van de inschrijver objectief te kunnen vaststellen. Dit gebeurt aan de hand van een proefvertaling. Deze vertaling moet representatief zijn en mag niet meer woorden tellen dan 300 per talencombinatie. De beschrijving van een dergelijke test moet altijd aan de hand van objectieve criteria gebeuren. De aanbestedende overheid zal ook het resultaat meedelen aan de vertaler, althans op verzoek.

In het bestek dient vervolgens vastgelegd te worden welke procedures ingesteld moeten worden voor de traceerbaarheid. Zo wordt aan de aanbestedende overheid gegarandeerd dat de vertalingen worden toevertrouwd aan diezelfde vertalers die de proefvertalingen maakten.

In het bestek wordt geschreven welke eventuele sancties vasthangen aan werk van slechte kwaliteit of werk dat te laat werd afgeleverd. Kwaliteit wordt tevens beschreven aan de hand van enkele criteria. Indien er op dit gebied problemen zijn, wordt er aangeraden om de kwestie voor te leggen aan de arbitragecommissie. Er kunnen boetes of schadevergoedingen aan vasthangen. Daarnaast staan de beroepsrechten ook in het bestek opgesteld.

Als alles dan officieel in orde is, zal de aanbestedende overheid een verslag van gunning publiceren. Dit bericht bevat het aantal ontvangen offertes, de gekozen vertalers en hun prijzen. Elke vertaler krijgt toegang tot het verslag.